Artikel 1 – Allmänna bestämmelser
§ 1 Polsk-Svenska Handelskammaren, kallad „Kammaren”, är en näringslivsorganisation som bedriver verksamhet enligt Lagen (30.05.1989) om handelskamrar och denna stadga.
§ 2 Kammarens firma är:
- på polska: Polsko-Szwedzka Izba Gospodarcza
- på engelska: Polish-Swedish Chamber of Commerce
§ 3 Kammaren är en juridisk person.
§ 4 Kammarens styrelse har sitt säte i Gdańsk. Kammaren bedriver verksamhet huvudsakligen i Republiken Polen och Sverige, och kan bilda avdelningar, filialer och representationskontor.
§ 5 Kammarens arbetsspråk är:
- polska
- engelska
Artikel 2 – Kammarens ändamål och uppgifter
§ 1 Kammarens ändamål är att främja ekonomiska kontakter och handelsutbyte mellan Republiken Polen och Sverige.
§ 2 Kammaren genomför sina ändamål genom:
- att skydda och främja medlemmarnas ekonomiska intressen gentemot statliga organ, kommunala myndigheter och andra subjekt
- att inspirera, bibehålla och utveckla näringssamarbete mellan företagen från båda länderna
- att sprida information om ekonomisk situation i Polen och Sverige, särskilt om näringslivs- och handelspolitik
- att visa möjliga försäljnings-, inköps- och investeringsmöjligheter
- att arrangera och delta i presskonferenser, seminarier, symposier, utställningar och marknadsföringsaktiviteter
- att arrangera, stödja och delta i utbildningar och kompetensutvecklingsprojekt
- att bilda nämnder, kommittéer och andra kollegiala organ
- att tilldela utmärkelser och priser
§ 3 Kammaren skall inte bedriva politisk eller ideologisk verksamhet.
§ 4 Kammaren bedriver ekonomisk verksamhet omfattande tjänster avseende ekonomisk information och rådgivning. Inkomster från denna verksamhet används endast för Kammarens lagliga ändamål och får inte delas bland medlemmar.
§ 5 Kammaren äger att utöva annan lagenlig verksamhet som överensstämmer med de bestämda ändamålen.
Artikel 3 – Medlemskap
§ 1 Polska företag som bedriver ekonomisk verksamhet kan bli medlemmar. Svenska företag och fysiska personer kan bli medlemmar som utländska subjekt enligt gällande lagstiftning. Kammarens anställda får inte bli medlemmar.
§ 2 Styrelsen beslutar om medlemskapsansökningar skriftligt. Vid avslag kan medlemen överklaga till Kammarens Råd inom 30 dagar. Medlemskapet börjar när beslutet delges.
§ 3 Medlemskapet upphör genom död, uppsägning, uteslutning eller likvidation. Uppsägning görs skriftligt tre månader före räkenskapsårets slut.
Uteslutning beslutas av Kammarens Råd vid väsentliga skäl, såsom grov överträdelse av stadgan eller olämpligt uppträdande. Medlemmen får framföra sitt ställningstagande skriftligt och muntligt innan beslut fattas.
Underlåtenhet att betala medlemsavgifter under tre månader utgör väsentligt skäl för uteslutning utan föregående förfarande. Medlemmen kan få uteslutningsbeslut prövat på årsmöte.
§ 4 Varje medlem som betalt vederbörliga avgifter har rätt till en röst på årsmöte. Juridiska personer utövar rösträtter genom lagenliga företrädare. Medlemmen äger att utnyttja Kammarens stöd och rådgivning.
§ 5 Medlemmar är förpliktade att stödja Kammaren, efterleva stadgan och beslut från dess organ. Medlemmar måste betala medlemsavgifter, vilka kan betalas genom avbetalning. Rabatt kan ges för nya medlemmar proportionerlig till tiden från räkenskapsårets början.
Artikel 4 – Kammarens organ
Kammarens organ utgörs av:
- Kammarens årsmöte
- Kammarens Råd
- Styrelse
- Revisionsutskott
Artikel 5 – Kammarens årsmöte
§ 1 Kammarens högsta organ utgörs av årsmöte. Årsmöte kan vara ordinarie eller extraordinär.
§ 2 Ordinarie årsmöte förläggas på Kammarens huvudkontor eller annan lokal i Trestadsområdet, hålls efter kallelse från Styrelsen före utgången av sex månader efter räkenskapsårets slut.
§ 3 Årsmötet behandlar:
- godkännande av Styrelsens och Revisionsutskottets berättelse, resultaträkning och plan
- beviljande av ansvarsfrihet åt Kammarens Råd och Styrelsen
- val av Kammarens Råd
- val av Revisionsutskottet
- ändringar i stadgan
- prövning av överklagan avseende medlemskapsärenden
§ 4 Styrelsen sammankallar extraordinär årsmöte senast fyra veckor efter skriftlig begäran från minst en femtedel av medlemmarna.
§ 5 Kallelse utfärdas av Styrelsen med datum, plats och dagordning fyra veckor före mötet. Årsmöte öppnas av Rådets ordförande som väljer mötesledare.
Årsmöte är beslutfört när minst en fjärdedel av behöriga medlemmar är närvarande. Vid otillräckligt närvarande sammankalles nytt möte inom tre veckor, vilket är beslutfört oavsett närvaro. Stadgeändringar kräver närvaro av minst hälften av röstberättigade medlemmar.
Beslut fattas endast i ärenden på dagordningen med enkel röstmajoritet. Vid lika röstetal är ordförandens röst avgörande. Omröstning är öppen såvida inte årsmötet beslutar annat; personval sker genom sluten omröstning.
Protokoll undertecknas av ordföranden, verkställande direktören och protokollföraren. Årsmötet kan besluta om ordningsstadga för sin verksamhet.
Artikel 6 – Kammarens Råd
§ 1 Kammarens Råd består av ordförande, 1-3 viceordföranden och 4-10 rådsmedlemmar. Antalet fastställs av årsmötet. Verkställande direktören deltar i sammanträden.
§ 2 Rådet:
- antar riktlinjer för Kammarens verksamhet
- väljer ordförande och viceordföranden bland rådsmedlemmar
- utser och återkallar styrelseledamöter
- fastställer medlemsavgifternas belopp och betalningstid
§ 3 Rådsmedlemmar innehar funktioner personligen och oarvoderade.
§ 4 Varje medlem äger att föreslå kandidat till rådsmedlem.
§ 5 Mandatperioden löper ut när nästa ordinarie årsmöte väljer nytt Råd.
§ 6 Vid vakans kan Rådet adjungera ny medlem för perioden tills nästa årsmöte.
§ 7 Rådets sammanträden sammankallas och leds av ordföranden med dagordning två veckor före mötet. Beslut fattas med enkel röstmajoritet när minst hälften av medlemmar är närvarande. Vid lika röstetal är ordförandens röst avgörande. Omröstning kan ske per capsulam. Sammanträden protokollförs; tidigare protokoll presenteras vid nästa sammanträde. Arbetsform bestäms i särskild arbetsordning.
Artikel 7 – Styrelse
§ 1 Styrelsen består av en person.
§ 2 Styrelsen leder Kammarens verksamhet, ansvarar för löpande uppgifter inom stadga och budget enligt Rådets riktlinjer. Styrelsen träffar och säger upp anställningsavtal med anställda.
§ 3 Styrelsen:
- leder Kammarens arbete och representerar organisationen
- upprättar rapporter för årsmöte
- förvaltar Kammarens egendom
- beviljar medlemskap och stryker medlemmar
- fattar beslut i ärenden ej förbehållna andra organ enligt lag eller stadga
Artikel 8 – Revisionsutskott
§ 1 Revisionsutskottet består av tre ledamöter valda av årsmöte. Utskottet väljer ordförande, viceordförande och sekreterare bland ledamöterna. Mandatperioden varar tills nästa ordinarie årsmöte. Vid vakans utses ny ledamot genom adjungering tills nästa årsmöte.
§ 2 Revisionsutskottet:
- utövar löpande tillsyn och årlig kontroll över Kammarens verksamhet och finanser
- granskar bokföringsdokument och utgifternas överensstämmelse med budget
- presenterar slutsatser om Kammarens verksamhet för årsmötet
- presenterar rapporter inklusive rekommendationer om ansvarsfrihet
§ 3 Revisionsutskottets arbetsregler bestäms i beslutad arbetsordning.
Artikel 9 – Finansiella medel och egendom
§ 1 Kammaren finansieras genom:
- medlemsavgifter
- ränta och övriga inkomster från placeringar
- arv, donationer och legat
- subventioner
- inkomster från ekonomisk verksamhet (användes endast för stadgeenliga mål)
§ 2 Värdestegringar, subventioner och donationer används endast för avsett ändamål.
§ 3 Kammarens medlemmar äger inga rättigheter till organisationens tillgångar.
§ 4 Räkenskapsåret motsvarar kalenderåret.
§ 5 Firmateckning: Kammarens firma tecknas av verkställande direktören ensam eller ombudsman inom sin fullmakt.
§ 6 Kammaren för särskilda böcker och bankkonton för anförtrott finansiella medel.
Artikel 10 – Ändringar i stadgan
Stadgan ändras efter årsmötets beslut på anhållan från Rådets ordförande, Styrelsen eller minst en femtedel av ordinarie medlemmar. Medlemmar informeras om planerade ändringar, innehål och krav tillsammans med årsmöteskallelsen.
Artikel 11 – Upplösning
§ 1 Kammarens upplösning kräver årsmötets beslut. Anhållan om upplösning undertecknad av minst en tredjedel av medlemmarna lämnas till Styrelsen, som sammankallar årsmöte senast fyra veckor senare.
§ 2 Kammarens likvidator utses genom årsmötets beslut.
§ 3 Efter reglering av samtliga förpliktelser anslås återstående tillgångar för konkreta ändamål på begäran från Styrelsen och årsmötets beslut.
Artikel 12 – Slutbestämmelser
Stadgan beslutades av Kammarens grundare den 11 juni 1999, vidimerad med namnunderskrifter.
Ändringar antagna vid extra årsmöte den 14 juli 2006.